Basisinformationen für ein erfolgreiches Arbeitszeugnis
In Vorbereitung auf das Verfassen eines qualifizierten Arbeitszeugnisses ist auch auf Management Ebene eine strukturierte Datensammlung unerlässlich. Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Elementarinformationen Sie benötigen, wie der inhaltliche Aufbau eines Zeugnisses aussieht und welche Angaben rechtlich unzulässig sind.
1. Die Pflichtangaben: Person und Funktion
Für die Ausstellung eines rechtssicheren und vollständigen Arbeitszeugnisses benötigen Sie zwingend folgende Grunddaten:
- Personaldaten: Vollständiger Name, eventuell akademischer Titel und der Geburtsort. (Hinweis aus Datenschutzgründen: Die aktuelle Anschrift gehört heute nicht mehr in ein Zeugnis).
- Beschäftigungszeitraum: Das genaue Eintrittsdatum sowie bei einem Endzeugnis das offizielle Ausscheidedatum.
- Stellenbezeichnung und Aufgaben: Sie die offizielle Positionsbezeichnung sowie eine detaillierte Auflistung der Verantwortlichkeiten. Die wichtigsten Hauptaufgaben stehen dabei an oberster Stelle (absteigende Priorität).
- Hierarchie und Verantwortung: Dokumentieren Sie die Berichtslinie. Bei Führungskräften kann man zudem die Anzahl der unterstellten Mitarbeitenden nennen. (Tipp aus der Praxis: wenn das Team "nur" ein oder zwei Mitglieder hatte, verzichte ich darauf. Nicht, um einen falschen Eindruck zu erwecken, sondern um zu vermeiden, dass die Führungsleistung abgewertet wird. Ein kleines Team kann manchmal sogar herausfordernder sein als eine größere Gruppe, die meist über zusätzliche informelle, allgemein akzeptierte Führungspersönlichkeiten verfügt.
2. Der klassische Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses
Ein professionelles, qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt stets einer logischen Struktur, die für den Leser eine größere Transparenz bringt:
- Kopfzeile: Angaben über Person und Funktion im Unternehmen.
- Aufgabenbeschreibung: Darstellung der Verantwortungsbreite, der Haupt- und Nebenaufgaben sowie von zusätzlichen Projekten.
- Leistungsbeurteilung: Bewertung von Engagement, Leistungskraft, Fachwissen und Arbeitsstil, inklusive Hervorhebung besonderer Stärken.
- Sozialverhalten: Beurteilung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitenden und externen Partnern.
- Schlussformel: Grund des Ausscheidens mit Dankes-, Bedauern- und Zukunftsformel. An dieser Stelle ein Hinweis: Ich sehe immer wieder, das die Formulierung "Trennung im besten gegenseitigen Einvernehmen" als Grund des Ausscheidens aufgeführt wird. Es handelt sich aber lediglich um eine Information darüber, dass das Arbeitsverhältnis mit einer Aufhebungsvereinbarung endete. Der Grund liegt immer in einer AN-seitigen Kündigung, weil der Mitarbeitende zum Beispiel eine neue Aufgabe annehmen möchte, oder in einer AG-seitigen Kündigung, zum Beispiel aus betrieblichen Gründen infolge einer Reorganisation. Wenn Sie die "Trennung im besten gegenseitigen Einvernehmen" ohne Trennungsgrund aufführen, regen Sie die Fantasie des Lesers unnötig an. Im schlimmsten Fall wird eine fristlose AG-seitige Kündigung interpretiert.
Tabu-Liste: Was gehört DEFINITIV NICHT in ein Arbeitszeugnis?
Ein Arbeitszeugnis muss dem Wahrheitsgebot und dem wohlwollenden Grundsatz entsprechen. Folgende Inhalte haben darin keinen Platz:
- Mitgliedschaft in Parteien, Gewerkschaften oder Religionsgemeinschaften
- Zugehörigkeit zum Betriebsrat oder Personalrat
- Details aus dem Privatleben oder Nebentätigkeiten/Ehrenämter
- Urlaubs-, Krankheits- und Fehltage sowie Gehaltsangaben
- Verdacht auf strafbare Handlungen, Vorstrafen oder Abmahnungen
- Gerichtliche Auseinandersetzungen oder nachteilige Kündigungsgründe
- Alkoholabhängigkeit, Behinderungen oder ein temporärer Leistungsabfall
Praxis-Tipp: Nutzen Sie gern unseren praxiserprobten Erfassungsbogen zur Zeugnisausstellung, den Sie direkt an den Fachvorgesetzten zur einfachen Datenpflege weiterleiten können.
Ich freue mich, wenn Sie sich auf den nachfolgenden Seiten näher informieren und stehe Ihnen gern für Fragen und Anregungen zur Verfügung - und natürlich ebenso gern als erfahrene Ghostwriterin.